Soluzioni HB per il cliente - Selezione della sede ospitante

Ai meeting planner oggi viene richiesto di fare sempre di più con meno risorse. I budget per i viaggi d'affari sono limitati, l'inventario camere ristretto ed il livello di supporto commerciale da parte degli hotel in calo. HelmsBriscoe aiuta i meeting planner a superare queste sfide, unendo la nostra competenza collettiva al nostro potere d'acquisto per acquisire conoscenze e ottenere sconti e concessioni nel più ampio numero possibile di hotel e strutture.
Una volta identificate le strutture che soddisfano i tuoi criteri, negoziamo tariffe e concessioni e facilitiamo il processo di contrattazione. Come cliente, conseguirai il più alto rendimento possibile per il tuo meeting, il tutto senza alcun costo!

Elaborazione della strategia


Ricerca dello storico dei meeting

Definizione degli obiettivi, del budget e dei requisiti del meeting

Utilizzo delle risorse proprietarie di HelmsBriscoe per identificare le strutture adatte

Analisi delle offerte e delle promozioni riservate a HelmsBriscoe

Valutazione


Elaborazione e invio della RFP (Request for proposal - richiesta di offerta) in base alle specifiche esigenze e priorità del meeting

Compilazione e organizzazione dei dati degli hotel

Valutazione delle offerte delle strutture

Negoziazione


Avvio della contrattazione con le strutture

Suggerimento di strategie mirate a ridurre i costi
e minimizzare i rischi

Coordinamento dei sopralluoghi

Azione


Assistenza nella selezione di hotel

Comunicazione delle decisioni alle strutture

Valutazione degli aspetti relativi allo svolgimento dell'evento

Soluzioni HB per il cliente - Full-Service Meeting Management

Ciò che rende un evento davvero memorabile sono i dettagli. Oltre alla selezione della sede ospitante, HelmsBriscoe offre un full-service meeting management per incentive aziendali, lanci di prodotto, meeting di vendita e marketing, conferenze, convention e altro ancora, attraverso la sua sussidiaria ResourceOne.

HelmsBriscoe ResourceOne offre un'ampia gamma di servizi, tra cui pernottamenti e registrazione, trasporti di gruppo via aerea e via terra, logistica, produzione, gestione della parte espositiva, noleggio attrezzature, controllo del budget e gestione complessiva dell'evento. Il nostro team dedicato di professionisti della meeting industry è sempre al fianco dei nostri clienti nell'organizzazione dei loro eventi.

Per avviare il processo di pianificazione dei meeting con ResourceOne, clicca qui o invia un'e-mail a Kaye Sparks all'indirizzo ksparks@helmsbriscoe.com. Visita il nostro sito ResourceOne per maggiori informazioni.

Soluzioni HB per il cliente - Servizi per crociere

Le crociere possono rappresentare una soluzione a grande valore aggiunto, grazie al controllo integrato del budget, a un processo di pianificazione semplificato, a svariati servizi di ristorazione e di intrattenimento in loco e a opportunità uniche di personalizzazione dell'evento, il tutto con pochi costi aggiuntivi per i partecipanti.

Le moderne navi da crociera sono progettate per ospitare i meeting grazie alla presenza di centri congressi, sale consiglio e la possibilità di convertire teatri e vari altri spazi nella sede perfetta per il tuo evento. Dal momento che le attrezzature audio/video sono generalmente fornite gratuitamente e i trasferimenti ai luoghi di intrattenimento non necessari, le navi da crociera offrono un ottimo rapporto qualità prezzo in una cornice indimenticabile per i tuoi meeting.

Grazie al potere d'acquisto e ai rapporti con le compagnie di crociera, HelmsBriscoe è in grado di aiutarti a ottenere pacchetti di servizi esclusivi e clausole di deposito vantaggiose. I nostri professionisti del team crociere sono esperti nella gestione dei meeting a bordo di navi, così come di escursioni sulla terraferma. In quanto leader globale nella gestione di meeting su terra e su mare, HelmsBriscoe può assisterti nella prenotazione di un evento su una nave da crociera in grado di superare ogni tua aspettativa.

Soluzioni HB per il cliente - Consolidamento dei meeting

HelmsBriscoe offre una prospettiva tutta nuova sul consolidamento dei meeting, detto anche Strategic Meetings Management o SMM.

Ecco alcuni dei vantaggi che HelmsBriscoe può offrire durante il processo di consolidamento dei meeting:

Definizione e quantificazione delle opportunità

HB può offrirti assistenza nell'analisi dei dati al fine di facilitare un controllo di gestione dei meeting ed eventi della tua organizzazione.

Tecnologia

HB non si affida a una specifica soluzione tecnologica; tuttavia, la nostra tecnologia proprietaria che facilita la registrazione, il sourcing e i processi di monitoraggio è un'opzione disponibile e gratuita per i clienti HB.

Implementazione

HB favorisce il processo di implementazione all'interno della tua organizzazione, creando e-mail e presentazioni al fine di promuovere il programma, il processo e i vantaggi del consolidamento del meeting.

Documentazione del programma

HB guiderà il processo di elaborazione della politica di Monitoring e Evaluation (M&E) e di sviluppo di un addendum standard.

Metodi di risparmio

HB ti aiuta a determinare le metodologie di benchmark appropriate e a tenere traccia e a valutare accuratamente i risultati delle contrattazioni.

Valore

Grazie al suo potere d'acquisto e alla sua influenza nel settore unici a livello globale, HB è in grado di garantire risultati eccellenti, riducendo i costi e mitigando i rischi legali ed economici.

Gestione della compliance

HB fornisce assistenza nel monitoraggio dell'utilizzo del programma e individua gli stakeholder inadempienti per sfruttare al massimo il valore offerto dal programma.

Per maggiori informazioni sui servizi di consolidamento dei meeting di HelmsBriscoe fai clic qui per avviare il processo oppure contatta Dave Chapman, Senior Vice President, all'indirizzo e-mail dchapman@helmsbriscoe.com o al numero 1.480.718.2373.

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